興福寺中金堂落慶慶讃茶会備忘録・事務局の準備

ならまち 茶道
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301年ぶりの再建となった興福寺中金堂。
そして中金堂落慶慶讃茶会。
運営を請け負った地域活性局の挑戦が始まりました。

興福寺中金堂落慶慶讃茶会備忘録・準備・を紹介します。

社内に事務局の設置

自分1人では到底こなしきれなかったので、社内に事務局を設置しました。

事務局:藤丸  正明
    小久保 忠弘(元地方紙編集長)
    村岡  隆 (元銀行員)
    伊原  淑恵(弊社スタッフ)
    岩田  智子(社外から助っ人)

他にもサポートをしてくれた人は数知れず。
感謝・感謝でした。

苦手な事務処理をこなす

自宅の寝室で・・

私は事務は苦手で、どちらかというと人との交流の方が好きです。
ちなみに、珠光茶会においては実務はほとんど市役所が担当してくれました。
珠光茶会の企画の設計は当初有馬猊下と私でほとんど作り上げました。
しかし、ほぼ完ぺきに進む運営に関しては市役所の力が非常に大きかったと思います。

さて、余談は置いておいて、準備が始まります。
千宗屋さんはじめ、関係者のみなさまに教えていただきながら、準備を進めます。

まずはお茶室の広さから1日当たりの席数を算出します。
会場は二カ所なので、どちらか小さい方の席数が基準になります。

次に時間の割り振りを決めます。
今回は落慶法要がメインでしたので、献茶終了後に席が始まることになりました。

招待状・案内状の作成

つづいて、招待状・案内状を作成します。
案内状を作成する段階で、わからないことなどもたくさん出てきます。

ここで印刷会社との調整がうまくいきませんでした。
1日でも早く出したい事務局側と、納期に限界がある印刷会社。

7月19日・・24時を回ったところで解散・・

結局、寝る時間を惜しんで社内ですべて印刷することになりました。
手元に招待状・案内状が届いた方は、手作り感を感じられたかもしれません・・・。
印刷機はフル回転で損傷しました。

そして、リストの整理。

7月26日に招待状の送付を開始し、9月25日には満席となりました。

初動の遅さが招待状の送付に影響を及ぼしました。
あと1か月早く送ることができれば、参加できたという方も多かったです。
中には私がとてもお会いしたかった方も何人もいらっしゃいました。

ここでお詫び申し上げます。

会記とお茶券の制作

つづいて会記とお茶券の制作です。

招待状・案内状の制作において、奈良の印刷会社との調整不足。
お茶会は普通の催事とは違いますので、やはりわかる会社の方が良いと思いました。
そこで、戸田商店の戸田さんにご紹介いただき、大阪商工会議所へ向かいます。
大坂美術倶楽部の仕事を担当されているアポロ印刷さまにお世話になりました。

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事務局最大の危機は9月23日

今回の落慶法要は5日間でした。
お茶会では茶菓を出し、食事を提供します。
そうすると、基本は保健所の許可が必要です。
保健所の許可は営業許可以外なら3日間までなのですね。

一方で、このような考えもありました。

宗教行事の一環であること。

そして、多忙な事務をこなす傍ら、この点を失念していました。
気付いたのは、営業許可申請期限の2週間前の1日前。

ここでは小久保さんが保健所に掛け合ってくれました。
その結果、宗教行事の一環であり、保健所からは要望だけをいただいくことで終わりました。
準備期間中最大の危機は、今振り返るとここでした。

 

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